Privacyverklaring Vermeulen-ICT

Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met jouw persoonsgegevens. Hieronder leggen wij uit welke gegevens wij kunnen verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.

Wie zijn wij?

Vermeulen-ICT biedt ICT-ondersteuning aan particulieren, bedrijven en tandartspraktijken. Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@vermeulen-ict.nl of 06 3117 9599. Website: vermeulen-ict.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp, kunnen wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam (indien opgegeven), bericht en de verdere correspondentie verwerken. Bij een opdracht kunnen daarnaast contact-, factuur- en gegevens die nodig zijn voor de afgesproken ICT-dienstverlening worden verwerkt. De website en hostingomgeving kunnen ook technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browsertype en beveiligingslogboeken.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, contact op te nemen, offertes op te stellen, afspraken en opdrachten uit te voeren, onze dienstverlening te administreren, facturen te verwerken en de website en ICT-systemen te beveiligen. Wij gebruiken de via het contactformulier ontvangen gegevens niet automatisch voor nieuwsbrieven.

Op welke grondslag?

Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, een wettelijke verplichting (zoals de fiscale administratie), een gerechtvaardigd belang (zoals het beantwoorden van zakelijke vragen en het beveiligen van de website), of toestemming waar die vereist is.

Contactformulier, e-mail en WhatsApp

Via het contactformulier kun je je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht versturen. Deze gegevens worden gebruikt om op je vraag te reageren. Als je ons via WhatsApp benadert, is ook het privacybeleid van WhatsApp/Meta van toepassing. Verstuur via het contactformulier of WhatsApp bij voorkeur geen wachtwoorden, medische gegevens of andere bijzonder gevoelige informatie.

ICT-ondersteuning en toegang tot gegevens

Bij ICT-werkzaamheden kunnen wij, voor zover noodzakelijk en met passende afspraken, toegang krijgen tot systemen of persoonsgegevens van klanten. Wij beperken die toegang tot wat nodig is voor de opdracht, behandelen gegevens vertrouwelijk en maken waar vereist afspraken over verwerkersverantwoordelijkheden. Bij ondersteuning van tandartspraktijken vragen wij om patiëntgegevens niet via het openbare contactformulier te delen.

Met wie delen wij gegevens?

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, de technische werking van de website, het afhandelen van communicatie, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Denk aan hosting- en e-mailproviders en, afhankelijk van de ingeschakelde functies, WordPress/Jetpack en WhatsApp. Met verwerkers maken wij waar nodig passende afspraken. Controlepunt vóór publicatie: bevestig welke aanbieders daadwerkelijk persoonsgegevens ontvangen en of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Gegevens uit contactverzoeken via het websiteformulier en bijbehorende correspondentie bewaren wij maximaal 30 dagen na de laatste afhandeling van het verzoek, tenzij deze gegevens nodig zijn voor een lopende opdracht, een geschil of een wettelijke verplichting. Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie bewaren wij in beginsel zeven jaar, zoals wettelijk vereist. Technische logbestanden kunnen een andere bewaartermijn hebben, afhankelijk van de hosting- en beveiligingsinstellingen; deze termijn moet nog worden gecontroleerd.

Cookies en vergelijkbare technieken

De website kan functionele cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om de website en WordPress-functionaliteiten te laten werken. Afhankelijk van de actieve Jetpack-functies of andere plugins kunnen ook statistiek- of externe diensten worden gebruikt. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is. Controlepunt vóór publicatie: voer een cookiecontrole uit en vermeld de daadwerkelijk gebruikte cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen; plaats zo nodig een cookiebanner.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals toegangsbeperking, waar mogelijk multifactorauthenticatie, actuele software, beveiligde verbindingen en zorgvuldig beheer van systemen. Geen enkele internetverbinding of opslagmethode is volledig zonder risico.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt onder de AVG onder meer het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en – waar van toepassing – overdraagbaarheid van je gegevens. Je kunt een verzoek sturen naar info@vermeulen-ict.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, de website of de regelgeving verandert. De meest recente versie staat op deze pagina. Versie: 9 november 2026.